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| Fuente de la imagen: mvc archivo propio |
Para el caso de que la organización tenga más de un sistema de gestión (SG) implantado y pretende integrarlos, y que cada SG dispone de dos tipos de procesos, los específicos del SG y aquellos proclives a integrarse con otros procesos iguales o similares de otros SG de la organización, uno de los caminos que se proponen es el siguiente:
- · Estudio comparativo de los SG que se pretenden integrar.
- · Detección de los hitos, eslabones o parcelas de cada SG que se consideran comunes o asimilados.
- · Reasignación de las actividades, tareas y funciones comunes, procurando en todo momento la optimización, tanto de recursos técnicos como de personas y evitando aspectos tales como el solapamiento o duplicidad de tareas a realizar por distintos equipos responsables, etc.
- · Redacción cada proceso en modo “integración”, es decir, teniendo en cuenta el proyecto sistema de gestión integral (SGI), describiendo la influencia o afectación en cada parte interesada, con especial atención a los usuarios que realizan o ejecutan el proceso determinado y teniendo siempre presente la optimización de los recursos disponibles y el tiempo de las personas que lo ejecutan.
- · Inclusión dicha remodelación de esos subprocesos similares en cada SG objeto de integración, haciendo mención o derivando dichos hitos al SGI que se está conformando.
- · En todo camino de integración de sistemas de gestión, es primordial la gestión documental, mediante una eficaz generación de soporte documental, físico o digital, y archivo de éste para su futura gestión o utilización.
- · Una vez definidos y descritos los procesos objeto de integración, incorporar éstos a cada SG, describiendo la interrelación y transversalidad.
- · Generar un SGI que incorpore los distintos SG integrados, tanto sus partes específicas como las que son objeto de integración, redefiniendo los procesos, subprocesos, actividades, tareas, funciones…
- · Informar y formar a todos los usuarios del sistema, explicando las ventajas del SGI y aquellos nuevos aspectos que son necesario asumir para caminar hacia la optimización de recursos y personas, todo ello con la finalidad de conseguir la excelencia en el producto o en el servicio que se ofrece al cliente.
Finalmente, si la organización no ha implantado aún ningún sistema de gestión, obviamente estará en una posición distinta a la hora de enfocar la integración e los futuros sistemas a aquella que ya tiene implantado varios sistemas. En el primer caso, se reforzará de métodos de trabajo en materia de integración y realizará la implantación de los sistemas teniendo en cuenta el encaje de éstos.
