Requisitos previos para integrar sistemas

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Como el propio concepto da a entender, un sistema integrado de gestión no es otra cosa que un modelo organizativo que corona o agrupa distintos sistemas de gestión que ya están implantados en la institución o que se tiene previsto instaurar todos o alguno nuevo. Esta integración se realiza en aquellos procedimientos comunes o similares y en los sistemas documentales. A la hora de plantear una integración de sistemas lo primero que debe de analizar es si existe un clima favorable por parte de la dirección general, comité de dirección, alta dirección… hacia la integración de sistemas. Si no existe un fuerte compromiso en esa línea de actuación, el proceso "nace cojo" y con escasas posibilidades de llegar a buen término.

Si la dirección general (comité de dirección, Alta dirección... en síntesis, persona o equipo con capacidad de decisión), se encuentra concienciada y por la labor, el siguiente hito es informar al resto del equipo humano de la importancia de la integración, ya sea en el aspecto de optimización de recursos como de excelencia de la organización en sí. Para ello es fundamental disponer de canales efectivos de comunicación y de programas de formación efectivos que garanticen el conocimiento de las funciones, los procesos y las tareas asignadas. El siguiente paso consiste en estudiar profundamente cada sistema objeto de integración, desbrozando los caminos organizativos que se siguen y su influencia transversal con otros procesos complementarios, anteriores o sucesivos. 

Seguidamente, se debe inventariar los procesos, las tareas, las funciones y las responsabilidades de cada usuario colaborador de cada sistema objeto de integración. Igualmente, y de forma casi paralela al análisis de procesos, tareas y funciones, se deben establecer una serie de indicadores certeros que posibiliten la evaluación continua de la efectividad de esos procesos, tareas y funciones, detectando desviaciones y proponiendo soluciones que mejoren continuamente los sistemas de gestión tanto individualmente como, sobre todo, en el proceso de integración en el que se encuentran inmersos. De esta forma, estaremos en condiciones de acometer una integración de sistemas con probabilidad de éxito. Fuente de la imagen: mvc archivo propio.